Ce guide pour la procédure parlementaire est conçu pour vous indiquer les méthodes à l’aide desquelles vos réunions peuvent être conduites avec efficacité et votre Organisation Jaycees amenée à prendre des décisions reflétant l’opinion de la majorité. La Procédure parlementaire est conseillée et mise en application par des organisations Jaycees dans le monde entier, pour de nombreuses raisons.
En outre des nombreux avantages qu’elle représente pour la formation et le perfectionnement, et pour la précision et la clarté de la pensée que permettent un débat concis et une discussion menée avec ordre et méthode, la procédure parlementaire sert avec objectivité la démocratie. Les avantages de la procédure parlementaire permettent entre autres :

- Des réunions menées avec méthode
- Le droit d’être entendu
- Le droit pour la majorité de décider et d'agir
- La protection de la minorité

Il existe plusieurs séries de règlements ou de guides pour mener une action efficace. Parmi elles, on peut citer les règles du Robert’s Rules of Order ( employées par les « Jaycees International »et la plupart des organisations Jaycees, le Manuel de Cuching, celui de Demter, ainsi qu’un très grand nombre de règlements choisis par les corps législatifs du monde entier. Ils ont tous pour but de permettre la libre discussion et de libres décisions. Le Manuel de « Jaycees International » est basé principalement sur les Robert’s Rules of Order. Ce Manuel vous indique de façon claire comment la procédure correcte d’une réunion aidera votre Organisation jeune Chambre pour la conduire des affaires au cours d’une réunion. Les phases importantes d’une réunion sont exposées successivement et les exemples cités peuvent être facilement adaptés pour cadrer avec les exigences de votre organisation.

REGLE INITIALE : SOYEZ PREPARE
Le Président ou son remplaçant donnera tous ses soins à la préparation de la réunion.

IL DEVRA :
1- Rédiger dans un aide-mémoire la liste des matières à discuter et l’ordre dans le quel elles seront appelées.

2- Connaître à l’avance l’idée générale des rapports et être sûr que chacun de ceux qui doivent présenter un rapport l’aura bien préparé.

3- Décider du lieu de la réunion et être certain qu’il pourra de sa place voir tous ceux qui sont présents de façon que tous puissent prendre part à la discussion.

Le Président doit avoir esquissé au moins dans son esprit, à défaut de l’avoir fait par écrit, la direction générale et le but de la discussion relative à chaque matière inscrite à son ordre du jour. Quelquefois, il s’attendra à une approbation rapide par exemple au sujet des procès-verbaux de la réunion antérieur, et à des débats prolongés par exemple au sujet du budget des dépenses de l’année en cours, mais il doit toujours avoir une idée directrice même si à maintes reprises, la réunion doit s’orienter dans un sens différent du plan prévu.

Grâce à cette préparation, il pourra en toutes circonstances guider la discussion et éviter qu’elle ne s’égare. Ainsi il renforce le respect de la loi parlementaire et des procédés démocratiques en même temps qu’il accroît leur efficacité et leur caractère pratique. Les membres aussi doivent se préparer. Ceux qui font des rapports doivent savoir ce qu’ils ont à dire et il vaut mieux avoir un rapport écrit de façon à ne rien oublier. Le rapport devra être conclu par une motion ou un résumé de l’action à entreprendre. Ceux qui proposent quelque chose de nouveau doivent préparer une motion et ordonner leurs idées à l’avance, de telle sorte qu’il puissent expliquer avec arguments à l’appui ce qu’ils proposent et pourquoi ils le proposent.

Ordre de jour
1-Ouverture de la Séance.
2-Lecture et approbation du procès-verbal de la réunion précédente
3-Rapport des bureaux et des comités permanents.
4-Rapport des comités spéciaux ;
5-Questions spéciales* ;
6-Affaires inachevées et questions générales** ;
7-Nouvelles questions ;
8-Clôture de la réunion.
*Questions spéciales : affaires importantes que le groupe avait préalablement décidé de discuter à cette réunion.
**Questions générales : questions renvoyées au cours des réunions précédentes et qui sont à l’ordre du jour de cette réunion.

CONDUITE DE LA REUNION
A l’heure exacte prévue dans l’avis de la réunion, le Président doit ouvrir la séance. Il doit déterminer si un nombre suffisant de membre (quorum) sont présents pour tenir séance. Le quorum est d’habitude une majorité (plus de la moitié) du comité, du congrès ou du groupe à moins que le groupe n’en n’ait décidé autrement dans ses règlements. Quand il s’agit d’un groupe très nombreux, il faut prévoir dans les statuts ou constitution un petit nombre de présents pour que le quorum soit atteint, car il peut être difficile d’atteindre la majorité nécessaire à la réunion. En aucun cas, la réunion ne peut être tenue si le quorum n’est pas atteint. Cette exigence assure aux membres que ses discussions ne seront pas prises par une minorité non représentative. On doit faire ensuite approuver les procès-verbaux de la précédente réunion tels qu’ils sont lus ou avec des amendements décidés par le groupe. Cela permet à ceux qui sont présents de savoir ce qui a déjà été fait afin de ne pas perdre de temps en vaines répétions. S’il s’agit de la première réunion, le Président de la séance doit expliquer la raison de cette réunion, puis faire adopter au groupe un ensemble de règles parlementaires pour une procédure méthodique, nommer son bureau provisoire et passer aux affaires.

POUR PARLER :
Pour parler, il faut obtenir la parole ; on doit se lever et s’adresser au Président. Le Président doit donner la parole à celui qui se lève le premier après que se soit assis l’orateur précédent. Il est impoli de lever la main ou de se lever pendant qu’un autre est en train de parler. Celui qui enfreint cette règle perd son droit à parler immédiatement après l’orateur. Si plus d’une personne demande correctement la parole quand une discussion est en cours, certaines règles doivent être appliquées :  
1) Celui qui présente la motion est le premier à parler, même s’il est le dernier à se lever, afin qu’il puisse expliquer sa motion ;

2) Aucune de ceux qui ont demandé la parole n’a le droit de parler une seconde fois avant que chacun n’ait exprimé son point de vue ;

3) Le Président devra essayer d’alterner les orateurs suivant leurs opinions.  
· Il est contraire aux usages de parler avant que le Président n’indique qui a la parole. Ceci fait, l’orateur devra d’abord donner son nom et s’il représente un groupe, indiquer le nom de celui-ci. · On parle après la présentation d’une motion. Si un rapport est présenté, il peut précéder une motion, mais normalement, personne ne devrait parler jusqu’à ce précéder une motion ait été présentée au groupe. · Le temps de la parole est limité pour donner à chacun la possibilité d’exprimer son point de vue. Le groupe peut adopter des règles plus ou moins restrictives. Les règles du Robert of Order donnent à chacun le droit de parler seulement deux fois et chaque intervention ne doit durer que dix minutes. · La discussion peut être arrêtée complètement par une motion, mais cette motion exige une majorité des deux tiers des votants, de sorte qu’une majorité simple ne peut empêcher la discussion et que la minorité soit entendue.

LA MOTION… C’est le moyen par lequel l’action du groupe se manifeste. C’est le résumé de ce qui doit être fait et des moyens pour parvenir à ce but. Elle doit être soigneusement rédigée pour éviter des malentendus la motion doit être rédigée de façon à canaliser la discussion vers les aspects de la proposition. La motion est faite en disant : « Je propose que le (nom du groupe)… (ajouter ce qui doit être fait, par qui, quand et comment ce qui doit être sera financé, etc.) ». La motion normalement doit être soutenue. Cela indique que celui qui la soutient estime que la motion doit être discutée. En certaines occasions cette nécessité d’avoir quelqu’un pour soutenir la motion, a pour but d’indiquer que la question comporte suffisamment d ‘intérêt pour être présentée au groupe et par la même empêche a un membre de gaspiller le temps du groupe.Le membre qui soutien la motion sans se lever prononce tout simplement ces mots : « je soutiens la motion ».Si cependant, le procès-verbal adopté par le groupe doit mentionner le nom du membre qui soutient la motion, il devra se lever pour qu’on le reconnaisse facilement. Les règles parlementaires sont conçues pour assurer que le groupe ne considère qu’une motion à la fois. Cela empêche la confusion et accélère les décisions et c’est le devoir du Président de rappeler constamment au groupe le point précis de la discussion d’un problème.

Toutefois, afin d’obtenir des résultats et empêcher qu’une petite minorité vociférante fasse perdre son temps au groupe, il faut que certaines motions aient la priorité. Ces dernières ont des objectifs précis qui méritent d’être considérés au plutôt par le groupe et qui sont classés par ordre d’importance dans la Charte des Motions Parlementaires. Lorsque ces motions, sont présentées elles deviennent immédiatement le problème en suspens pour le groupe et doivent faire l’objet d’une décision avant toute autre chose. Il est important de se rappeler alors que seule la motion prioritaire est en discussion devant le groupe, même si un grand nombre de motions subsidiaires, incidentes ou privilégiées sont en cours de discussion. Il ne résultera aucune confusion, si le président de la séance tient le groupe bien informé et explique ce qui s’est passé, ce qui se passe et ce qui se passera.  

TYPES DE MOTIONS
L’usage des formes parlementaires au cours d’un certain temps a provoqué la naissance d’une terminologie qui, elle-même, a une signification parlementaire propre. Souvent les termes varient en fonction du groupe qui les emploie.

MOTION D’AJOURNEMENT : C’est une motion qui a pour but d’ajourner à une date non déterminée l’étude d’une motion principale l’étude d’une motion principale en la retirant de la discussion ou des décisions peuvent être prises, et en la déposant sur le bureau ou elle demeure en suspens. Cela permet de consacrer plus de temps à l’étude du problème sans cependant fixer une date déterminée pour le reconsidérer.Plus tard, la même majorité qui a voté l’ajournement d’une motion peut la remettre en discussion au même point ou on l’avait laissé.

MOTION PRINCIPALE : Cette motion porte sur une partie du travail effectif à accomplir par le groupe. Adopter un projet par exemple, approuvé un budget ou un rapport, créer un comité, approuver une nomination, etc. Toutes les autres motions sont dans un sens, procédures tandis que la motion principale s’attache au travail à accomplir. Cela est vrai même si quelques autres motions, comme une motion de renvoi, sont parfois considérées techniquement comme motions principales.

MOTIONS SUBSIDIAIRES : Ces motions sont destinées généralement à faciliter la réalisation d’une motion principale, une motion subsidiaire à la motion principale. On peut citer : les motions pour discuter d’un amendement, se référer à un comité, ajourner une motion, etc.

MOTIONS INCIDENTES : Ces motions sont incidentes au travail en cours et ont pour but d’assurer le respect des règles de la procédure parlementaire. Les questions d’ordre et d’appel par exemple, suspension des règlements, objections à l’étude d’une question, etc.

MOTIONS PRIVILEGIEES : Une motion est privilégiée en ce sens qu’à certains moments elle peut obtenir une décision immédiate-ou au moins plutôt – à l’égard du sujet qu’elle concerne, plutôt qu’à la question d’une autre motion, déjà en cours.La Charte des Motions Parlementaires énonce les motions privilégiées dans leur ordre de précédente. Exemple de motion privilégiée, celle dans laquelle on fixe la fin de la séance ou une interruption de séance.
 
EXEMPLE DE SITUATIONS
OUVERTURE DE LA SEANCE
Le Président est, soit le responsable désigné d’un groupe établi, ou si le groupe en est encore à la phase de formation, une personne intéressée au groupe proposé et choisi dans le but – au moins – d’ouvrir la séance. Le nouveau groupe peut soit nommer un président provisoire après l’ouverture de la séance ou procéder avec son président invité.Le Président est ici désigné par la lettre (P), le Secrétaire par les lettres (SEC).
P :- « Asseyez – vous Messieurs je vous prie, la séance est ouverte ». Si le groupe n’est pas organisé, «le but de cette réunion est … ». Si le groupe est organisé, «Cest une réunion de … ».SEC :- « Monsieur le Président, X membres sont présents » :
P :- « Etant donné que le quorum doit être de X sur un total de Y membres, le quorum est atteint, nous pouvons continuer. Monsieur, le Secrétaire, s"il vous plaît, veuillez lire le procès – verbal de la séance précédente ». (Naturellement ceci ne sera pas nécessaire s’il s’agit de la première réunion de ce groupe).SEC : - Il lit le procès – verbal de la séance précédente ou présente une motion pour qu’il soit dispensé de la lecture, si tous les membres ont reçu copie du procès-verbal avant la réunion.P :- « Y a -t- il des corrections à porter ou des objections à présenter au sujet du procès – verbal ! » (lu distribué)Si on élève des objections, quelquefois tous ceux qui sont présents s’accordent pour modifier sans motion formelle. Autrement, une motion doit être formulée et un vote doit intervenir pour corriger le procès – verbal.P : - Après avoir décidé de toutes les corrections. S’il n’y a pas (ou plus) d’objections, le procès – verbal est approuver tel qu’il a été lu (ou tel qu’il a été distribué ) ».Une motion formelle soutenue et votée pour approuver le procès – verbal suivi de ses amendements de correction est aussi une procédure correcte bien que celle-ci soit encombrante.P : - « La suite de l’ordre du jour est… ». Ce peut être des excuses, des lettres ou des avis spéciaux, peut-être des rapports. 

RAPPORTS
P : - « La suite de l’ordre du jour est le rapport de (titre ) sur (sujet ) par M………….( Nom ).LE RAPPORTEUR : - Fait lecture de son rapport, ou en présente les faits principaux, et conclut par une motion en vue de la décision à prendre, conseillée par son rapport.
Quelques exemples :
« Monsieur le président, je propose que ce rapport soit reçu et classé ». Le groupe n’a d’autre décision à prendre qu’accuser réception du rapport.« Monsieur le président, je propose que ce rapport soit approuvé et que l"organisation…(indiquer la décision précise que l’on espère du groupe) ».« Monsieur le Président, je propose que ce rapport final soit reçu et que le comité soit relevé de ses fonctions avec les remerciements de cette organisation.
 
MOTIONS
Une motion peut être le résultat d’un rapport. Ou bien elle peut provenir de questions nouvelle, de questions anciennes, etc.…P : -«…………….Est écouté ».AUTEUR DE LA MOTION : - « Monsieur le Président, je propose…décrire la décision à prendre par le groupe).Exemple : « Je propose de réserver 50 dollars pour faire du nouveau président un sénateur JCI ».P : - Il a été proposé que…(répéter la motion). Quelqu’un soutient-il la motion.UN MEMBRE : - « Je soutiens la motion ».
P : - « Il a été proposé et soutenu que …(répéter la motion). Y a-t-il discussion ».Si personne ne soutient la motion, le président annonce : « La motion n’est pas soutenue, elle doit être rejetée. Nous passons à l’article suivant » 

AMENDEMENTS
Les amendements ne sont pas toujours nécessaires. Cependant, si quelqu’un veut modifier la motion, sans toutefois la rejeter, il peut proposer l’adaptation d’un amendement. Ceci peut avoir lieu à n’importe quel moment de la discussion.UN MEMBRE : - (Ayant reçu la parole) «Monsieur le Président, je propose que nous amendions la motion principale (il décrit les changements qu’il désire apporter à la rédaction de la motion principale).Exemple : « Je propose que l’on substitue le mot « sortant » au mot « nouveau »,(ainsi, le titre de Sénateur sera accordé au Président après qu’il aura achevé son terme).P : - « Il a été proposé que …(il répète l"amendement). Quelqu’un soutient-il cet amendement » UN AUTRE MEMBRE : - « Je soutiens l"amendement ».
P : - Il a été proposé et soutenu que nous amendions la motion principale
(Il répète la motion). Y a-t-il discussion »
Si la motion n’est pas soutenue, le Président dit «l"amendement n’est pas soutenu, il doit être abandonné. Y a-t-il une autre discussion à propos de la motion principale »Au cours de la discussion de l’amendement, le membre qui propose l’adaptation d’un amendement est écouté d’abord s’il désire prendre la parole. L E Président devra limiter la discussion sur la question de l’adaptation ou du rejet de l’amendement et ne pas permettre de discussion sur la motion principale proprement dite.L’amendement peut lui même être amendé et plusieurs amendements peuvent être proposés, mais en tout tempos, seule la motion principale, l’amendement et l’amendement de l’amendement sera en discussion.

VOTE
Un vote doit intervenir après la fin de la discussion. Premièrement, un vote a lieu sur l’amendement de l’amendement, (S’il y en a ) ; puis sur l’amendement (tel qu’il a été amendé et tel qu’il a été présenté à l’origine suivant le résultat du vote précédent) ; et finalement sur la motion principale amendée (ou non, suivant les votes précédents).P : - « On doit maintenant voter sur la motion que … » (il répète l’amendement ).Le Président doit expliquer l’effet de l’adaptation ou du rejet de l’amendement sur la question principale et indiquer aux membres l’effet de leur vote «pour » ou «contre ».P : - « Tous ceux qui sont pour, levez-vous, s"il vous plaît, (ou dites oui) ». Exécution. « Tous ceux qui sont contre, levez-vous, s"il vous plaît, (ou dites non) ». Exécution.
« L"amendement est adopté (ou rejeté) par un vote de…contre » (si le compte est fait).« La motion déposée devant le groupe est…(il répète la motion principale avec les amendements s"il y en a). Il n’y a plus aucune discussion ».La discussion de la motion principale est permise après le vote sur l’amendement. Après la discussion terminée, le président dit : « Il n’y a plus aucune discussion, nous devrons voter sur la motion principale…(Il répète la motion principale, amendé si c’est le cas, avec un court développement sur les effets du «pour » ou du «contre »).« Tous ceux qui sont pour, levez-vous (ou dites oui). Exécution.
« Tous ceux qui sont contre, levez-vous (ou dites non) ». Exécution.
« La motion principale est adoptée (ou rejetée par un vote de…contre…(si le compte est fait) ».

CHARTE SUR LES MOTIONS PARLEMENTAIRES