Dans les réunions, les participants parcourent souvent d’un œil distrait les sujets à l’ordre du jour et ne prennent pas les décisions qui s’imposent pour veiller à ce que le travail soit accompli d’une manière efficace après la réunion. Des problèmes surviennent lorsque les participants ne savent pas ce qui est attendu d’eux, lorsqu’il ne sont pas préparés à prendre des décisions et lorsque les leaders ne savent pas comment arriver à une décision. Les huit étapes suivantes vous aideront à prendre des décisions dans les réunions.

1-Ayez un ordre du jour Indiquez clairement le but principal de la réunion. Souhaitez-vous partager des informations ou résoudre un problème ? pour chaque sujet à l’ordre du jour, indiquez si une décision doit être prise. Afin que chaque participant sache ce qui est attendu de lui, essayer de spécifier si le point soulevé doit être discuté, s’il s’agit seulement d’une information.

2-Distribuez l’ordre du jour Envoyez par la poste l’ordre du jour ainsi que tous renseignements pouvant être utiles aux participants pour arriver à une décision. Agir ainsi permet de gagner du temps dans les réunions et donne aux participants une chance de se préparer mentalement à prendre une décision à la réunion.

3-Faites un travail préliminaire Pendant les jours qui précédent la réunion, vous souhaitez peut être avoir des conversations privées avec les participants afin de découvrir leusr problèmes ou préoccupations personnels et pour les informer qu’une décision devra être prise au cours de cette réunion. Demandez-leur s’ils ont besoin d’informations complémentaires pour être prêts à annoncer leur position au cours de la réunion.

4-Précisez ce que l’on attend d’eux Déterminez jusqu’à quel point le groupe aura le pouvoir de prendre et d’appliquer les décisions.

5-Passez en revue l’ordre du jour Répétez les raisons pour les quelles une décision doit être prise à cette réunion. Réexaminez les sujets à l’ordre du jour et insistez sur les points qui exigent une décision. Affichez l’ordre du jour sur un tableau à feuilles amovibles ou sur un tableau blanc. L’affichage de l’ordre du jour a pour but de rappeler les tâches à accomplir et permet de gagner du temps, ce qui pourra être utile pour arriver à des décisions.

6-Choisissez une procédure Indiquez la procédure que le groupe devra suivre pour arriver à une décision : consensus, décision du comité exécutif, approbation de la recommandation d’un comité, ordre de priorité ou liste de priorité. En qualité de leader, vous devez bien connaître la procédure que vous avez choisie. Des projets peuvent échouer rapidement si le processus de décision n’a pas été clairement expliqué à toutes les personnes présentes à la réunion ou s’il stagne avant que la décision ne soit prise.

7-Pour conclure Résumez les décisions prises et déterminez qui devra superviser les étapes suivantes et quand.

8-Suivi Mentionnez dans le procès-verbal de la réunion la liste des décisions prises, les étapes à suivre, les personnes responsables et les délais à respecter.
Si vous préparez bien une réunion, vous aurez plus de chance d’arriver à des décisions pertinentes et de les appliquer.  
Adapté d’un article de Jan Kemp, publié dans Successful Meetings en octobre 1997.

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Le Discours en Public
Le Protocole